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どのタイミングで買掛金を計上するかはその企業の会計処理方針で異なります。次のページに整理しました。（2025-02-01追記）
買掛金および売掛金の計上基準
デジタルインボイスには、会計ソフトで仕訳入力する際に使える項目が定義されています.
が、請求書の受領に基づいて仕訳を計上することは まれ です。
人手による処理の際には、商品の入荷の際に同時に納品書と請求書が同梱されていることが多いのですが、デジタル処理によるDXを計画する際には、メッセージの送受信とモノやサービスの受領確認のタイミングを考慮してシステム設計する事が重要になります。
1. 仕訳計上のタイミングと考慮点
（参考）掛取引における会計処理の手順に具体的な処理例を記載しています。
1.1. 商品受領時の仕訳
商品を受領した時点で、発注書や納品書と照合し、買掛金や未払金を計上します。 納品書には金額記載のないこともあるため、もしあれば請求書のデータとも確認して仕訳入力します。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|---|
|
2025-01-28 |
仕入 xxx円 |
買掛金 xxx円 |
販売用の商品購入（Ａ社） |
|
2025-01-30 |
消耗品・備品 yyy円 |
未払金 yyy円 |
パソコン購入（B社） |
1.2. 請求書受領時の処理
請求書が到着した時点で、発注書や納品書と照らし合わせて内容を確認し、問題なければ支払を実施し、買掛金や未払金を消し込みます。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|---|
|
2025-02-20 |
買掛金 xxx円 |
普通預金 xxx円 |
販売用の商品買掛金入金（Ａ社） |
|
2025-02-20 |
未払金 yyy円 |
普通預金 yyy円 |
パソコン代金入金（B社） |
1.3. 商品の種類による買掛金と未払金の区別
同じ商品でも、仕入れ目的によって 買掛金 または 未払金 に計上されます。
| 商品の種類 | 計上科目 |
|---|---|
|
販売用の在庫商品 |
買掛金 |
|
消耗品・備品 |
未払金 |
2. 定義と役割の違い
ペポルでは、次の項目が定義されています。
・IBT-019 Buyer accounting reference
A textual value that specifies where to book the relevant data into the Buyer’s financial accounts.
・IBT-133 Invoice line Buyer accounting reference
A textual value that specifies where to book the relevant data into the Buyer’s financial accounts.
IBT-019 (Buyer accounting reference) と IBT-133 (Invoice line Buyer accounting reference) は、特に EUの公共調達プロジェクト で多く使用される項目です。
IBT-019 は、請求書全体に適用される会計仕訳情報を指定します。
IBT-133 は、請求書の各明細行ごとに適用される会計仕訳情報を指定します。
主な利用ケース:
政府機関・地方自治体の調達: 公共機関の会計処理では、費用の配分や予算管理のために使用できます。
EU規格のe-Procurement (電子調達): Peppol e-Invoicing では、特に公共契約のためにこれらの情報が活用できます。
ネットショップなどのオンライン販売: 不特定多数に販売する際に、入金の出所をチェックする用途にも使用可能。入金の際にこのコードを入力してもらうことで、消し込み自動化に使用可能です。
しかし、日本の民間企業の利用においては、これらの項目は必須ではないことが多く、一般的な会計システムでは利用されないこともあります。
| 項目 | Invoice Buyer Accounting Reference | Invoice Line Buyer Accounting Reference |
|---|---|---|
|
適用範囲 |
請求書全体 |
請求書の各明細行ごと |
|
用途 |
買い手の会計システムで、請求書全体の仕訳先を指定 |
買い手の会計システムで、明細ごとに異なる仕訳先を指定 |
|
例 |
|
|
|
XML要素 |
|
|
|
XPath |
|
|
|
特定の明細行のXPath |
該当なし |
|
3. XMLでの表現例
3.1. Invoice Buyer Accounting Reference
請求書全体に適用される会計仕訳情報（例: オフィス移転プロジェクト）
<Invoice>
<cbc:AccountingCost>PRJ-00234</cbc:AccountingCost> <!-- オフィス移転プロジェクト -->
</Invoice>XPath:
/Invoice/cbc:AccountingCostこの場合、請求書全体が「オフィス移転プロジェクト」に計上される。
3.2. Invoice Line Buyer Accounting Reference
請求書の各明細行ごとに適用される会計仕訳情報
<Invoice>
...
<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="JPY">10000</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:AccountingCost>6400</cbc:AccountingCost> <!-- 広告宣伝費 -->
</cac:InvoiceLine>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>2</cbc:ID>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="JPY">5000</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:AccountingCost>6500</cbc:AccountingCost> <!-- 研究開発費 -->
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>この場合：
1番目の明細 (cbc:ID=1) の XPath
/Invoice/cac:InvoiceLine[1]/cbc:AccountingCost結果: "6400"
2番目の明細 (cbc:ID=2) の XPath
/Invoice/cac:InvoiceLine[2]/cbc:AccountingCost結果: "6500"
4. 使い分けのポイント
請求書全体の仕訳先を指定する場合
/Invoice/cbc:AccountingCost
例: すべての費用を「オフィス移転プロジェクト」に計上する場合。
各明細ごとに異なる仕訳を指定する場合
/Invoice/cac:InvoiceLine/cbc:AccountingCost
例: 明細1を「広告宣伝費」、明細2を「研究開発費」に分ける場合。
特定の明細行を指定する場合
/Invoice/cac:InvoiceLine[n]/cbc:AccountingCost
例: 2番目の明細の仕訳先を特定する場合 (n=2)
5. （参考）掛取引における会計処理の手順
掛取引における会計処理は、注文から代金の支払いまでの一連の流れに沿って実施される。以下の手順に基づき、各処理を整理する。
5.1. 商品の注文
取引先へ商品を注文する。掛取引の場合、この時点では会計処理は発生しない。
理由
– 代金は後払いであり、商品が未引き渡しの状態である。
– 仕訳の必要がない。
5.2. 商品の仕入
商品を仕入れた時点で、仕入および掛取引の会計処理を行う。仕入のタイミングは以下の基準のいずれかを採用する。
仕入計上の基準
– 出荷基準：取引先が商品を出荷した時点
– 受領基準：自社が商品を受け取った時点
– 検収基準：商品の検収を完了した時点
5.3. デジタルインボイスにおける処理手順
電子取引では、デジタル文書（出荷案内書やデジタルインボイス）の受信と、商品・サービスの受領時期がずれることが想定される。標準的な処理手順は以下のとおり。
5.3.1. 出荷案内書の受信
取引先から出荷案内書を受信し、出荷情報を確認する。
注：出荷案内書には納品の金額が記載されている。
5.3.2. 商品の受領
商品またはサービスを受領し、仕入計上の要件を満たしているかを確認する。
5.3.3. 仕入計上
出荷案内書の情報に基づき、仕入計上を行う。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|---|
|
2025-01-28 |
仕入 xxx円 |
買掛金 xxx円 |
販売用の商品購入（Ａ社） |
5.3.4. デジタルインボイスの受領と照合
デジタルインボイスを受信し、仕入計上された金額と照合する。
5.3.5. 支払処理
請求内容に問題がなければ、支払期日までに代金を支払う。
この手順を実行することで、電子取引においても仕入・支払の整合性を確保できる。
5.4. デジタルインボイスの受領
デジタルインボイスを受け取った際の処理は以下のとおり。
確認事項
– 支払期日と金額を確認する。
– 取引内容と請求額が一致しているか検証する。
支払管理を適切に行い、支払期日や取引先ごとの支払総額、支払方法を記録する。
5.5. 代金の支払い
支払期日に、計上済みの買掛金を現金または預金口座から支払う。
支払い完了と同時に、買掛金が消滅するため、以下の仕訳を行う。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|---|
|
2025-02-20 |
買掛金 xxx円 |
普通預金 xxx円 |
販売用の商品買掛金入金（Ａ社） |
5.6. 買掛金残高の確認
支払完了後、買掛金残高の確認を行う。
確認事項
– 取引先への支払額と買掛金残高の一致を確認する。
– 仕訳に誤りがないか検証する。
金額に相違がある場合は、請求書や仕入記録を再確認し、取引先と調整を行う。
5.7. まとめ
| ステップ | 会計処理の要否 | 主要な処理内容 |
|---|---|---|
|
商品注文 |
不要 |
掛取引では注文時点での会計処理なし |
|
商品の仕入 |
必要 |
仕入計上の基準に基づき処理を実施 |
|
請求書の受領 |
不要 |
支払期日と請求額の確認、取引内容の整合性を検証 |
|
代金の支払い |
必要 |
計上済み買掛金を支払う |
|
買掛金残高の確認 |
必要 |
残高と支払額の一致を検証し、誤りを修正 |
この手順に従うことで、掛取引における一連の会計処理を適切に実施できます。