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デジタルインボイス自動処理
欧州議会および理事会の指令 2014/55/EU の説明条項(7)で規定されているようにデジタルインボイスの処理自動化は、デジタル化の目標の中でも大きな比重を占めています。
受け取ったデジタルインボイスをどのようにして自動処理につなげることができるか検討してみましょう。
(7)請求書の生成、送信、送信、受信、および処理を完全に自動化できる場合、電子請求書の利点が最大化されます。このため、電子請求に関する欧州規格に準拠していると見なされるのは、受信者が自動的かつデジタル的に処理できる機械可読請求書のみです。この指令の目的上、単なる画像ファイルを電子請求書と見なすべきではありません。
of 16 April 2014
次の2017年のセミナーでは、利用者の立場からデジタルインボイスを使用する際の自動化についての資料がありました。
Webinar # 5: eInvoicing from a user’s perspective (incl. ordering & payments)
セミナーの中の次の資料を翻訳し説明を追加しましたので紹介します。
Martin Forsberg, eInvoicing from a user’s perspective, CEF Live Webinar #5, 6 November 2017
請求書の自動出金処理
売買契約や購買発注に基づく請求書について、社内業務規程に従った出金の自動処理が可能です。
Straight through invoice processing 直接請求書処理
請求書の情報は、請求書を自動的に評価および承認するために使用されます
通常の業務ルールから外れた例外的な請求書のみが手動評価の対象とされます
発注情報
•販売者が以前に発行した購買発注書
•明細行の参照 –それぞれの明細行は購買発注書の明細行を指しています
•欧州規格では、BT-13 Purchase Order Reference + BT-132 Referenced Purchase Order Line Reference を使用します。
サブスク、電気料金、ネット通信料、またはその他の請求対象物についての定期的な請求書
•請求書には、承認された最大/最小使用量や許可された差異を含む使用量の使用量データが必要です。
•欧州規格では、BT-18 Invoiced object identifier 請求対象 を使用
•未使用の電話契約が分かるなど、プラスの副作用が生じる可能性があります。
eInvoicing from a user’s perspective CEF Live Webinar #5 6 November 2017
検証が必要な請求書の出金処理
売買契約や購買発注に基づかない請求書について、請求書が発行された根拠となる様々な関連書類に記録されたデータを確認し、検証した後に支払処理につなげます。
請求の根拠となる文書の検証
次の表に文書レベル及び明細行レベルで請求書に記載されている請求の根拠となる文書への参照情報を示します。
自動処理ワークフローでの最初の判断は、請求書にどの文書への参照情報が記載されているかを確認することから始まります。
EN 16931-1で規定されているユースケースによって請求書を受け取ったときに検証対象とする文書が異なるので、どの種類の文書への参照情報が記載されているかで自動処理ワークフローの処理パターンを判断します。
参照情報に従って、社内システムに保存されている会計システムや調達/購買システムのデータを抽出し、請求書に記載されているデータと照合します。
照合した結果と業務ルールにしたがって必要とされる審査承認のワークフロー処理を実行し支払につなげます。
照合した結果と業務ルールの内容によっては、経理担当者の判断が不要な提携業務もあるので、煩瑣な作業から経理担当者を開放できます。
| 請求の根拠 | 文書レベル | 明細行レベル |
|---|---|---|
|
A プロジェクト |
ibt-011 Project reference |
|
|
B 契約書 |
ibt-012 Contract reference |
|
|
C 購買発注書 |
ibt-013 Purchase order reference |
ibg-25 INVOICE LINE |
|
D 受注書 |
ibt-014 Sales order reference |
|
|
E 受取通知書 |
ibt-015 Receiving advice reference |
|
|
F 出荷案内書 |
ibt-016 Despatch advice reference |
ibg-25 INVOICE LINE |
|
G 入札又はロット |
ibt-017 Tender or lot reference |
|
|
H 請求対象物 |
ibt-018 Invoiced object identifier |
ibg-25 INVOICE LINE |
|
I 文書参照 |
ibg-25 INVOICE LINE |
|
|
J 追加の補足文書 |
ibg-24 ADDITIONAL SUPPORTING DOCUMENTS |
|
|
K 追加の補足文書 |
ibg-24 ADDITIONAL SUPPORTING DOCUMENTS |
|
|
L 追加の補足文書 |
ibg-24 ADDITIONAL SUPPORTING DOCUMENTS |
ここで、具体的にデジタルインボイスをUBL文書で受取ったときの処理フローを検討してみます。
先ず、受け取ったデジタルインボイスをどの担当者のin-boxに配送するかワークフローで自動処理するための情報が必要です。
このときに使用できるのが、ibt-010 Buyer reference 買い手参照 です。
The buyer reference, known as Your ref, is conditional. An invoice shall have either the buyer reference or the order reference (see Purchase order and sales order reference)
The element is used for the reference of who ordered the products/services. Example being the name of the person ordering, employee number or a code identifying this person or department/group. Your ref is often used for internal routing at recipient, and hence it is important to fill this element with the correct values according to the need of the recipient.
If neither buyer reference nor a reference to an order is supplied by the customer, the name of the person ordering or appointed for the customer can be supplied in buyer reference if known by the supplier.
When reference is provided by the customer, the correct element shall contain the provided reference.
3.3.2. Buyer reference
この項目についての説明は、こちら のページもご確認ください。
買い手の担当者（担当部署）の情報は、ibt-058 Buyer contact email address 買い手連絡先電子メールアドレス にも記載されていますので、どちらを使用するか運用設計で決めておく必要があります。こうして、担当者に届いた請求書の確認と支払のための手続きが始まります。ワークフローで自動処理させるためには、買い手に正しくワークフローの送り先情報を記載していただくことが重要です。
また、取引について買掛金元帳、支払手形記入帳、仕訳日計表、総勘定元帳といった会計帳簿に記帳する業務では、どの勘定科目で仕訳を記帳するか判断する必要があります。どの勘定科目で仕訳を記帳するか、購買担当者や経理担当が請求書を確認しながらその都度判断する「作業」はかなり負荷がかかるものです。一般に事業者が何かを購入するときには、その用途が「消耗品」なのか「原材料」なのか明確になっていると思います。購入時に用途が明確であれば、どの勘定科目で仕訳を記帳するかは購入時に決まっていますので、請求書に仕訳のための「勘定科目」が記載されていれば、ワークフローでの自動処理が可能です。
買い手から売り手に購入時に勘定科目を指定した発注を行い、請求書に仕訳先の「勘定科目」を記載しておくための項目が、Buyer accounting reference 買い手会計参照です。
請求書全体で指定するための項目と明細行ごとに指定する項目があり、それぞれ
ibt-019 Buyer accounting reference 買い手会計参照
ibt-133 Invoice line Buyer accounting reference 請求書明細行買い手会計参照
といった項目です。
なお、次の表に示すようにUBL構文では同じ要素にもかかわらず、異なった意味を持つ項目と対応付けしているものがいくつかあるので注意する必要があります。
たとえば、文書レベルで / ubl:Invoice / cac:AdditionalDocumentReference をどう解釈するかは、/ ubl:Invoice / cac:AdditionalDocumentReference / cbc:DocumentTypeCode の値に何が指定されているかで異なってきます。
明細行レベルの/ ubl:Invoice / cac:InvoiceLine / cac:DocumentReferenceについても同様です。
DocumentTypeCodeは、1001 Document name code D22A では130は、次の定義です。
/ ubl:Invoice / cbc:InvoiceTypeCodeでも、1001 Document name codeの一部を使用しています。
130
Invoicing data sheet
請求データシート
Document/message issued within an enterprise containing data about goods sold, to be used as the basis for the preparation of an invoice.
請求書作成の基礎として使用される、販売された商品に関するデータを含む、企業内で発行される文書/メッセージ。
という定義なので[ cbc:DocumentTypeCode = ‘130’ ]のときにはここに請求する対象物についてのデータへの参照情報が記載されていると解釈できます。
また、H 請求対象物が何なのかは、
ibt-018-1
The identification scheme identifier of the Invoiced object identifier.
請求するオブジェクトIDのスキーマID
If it may be not clear for the receiver what scheme is used for the identifier a conditional scheme identifier should be used that shall be chosen from the UNTDID 1153 code list [6] entries.
受信者にとって、IDにどのスキーマが使用されているかが明確でない場合は、UNTDID 1153コードリストから選択される条件付きスキーマIDを使用する必要がある。
とされていますので、UNTDID 1153コードリストの確認が必要です。
UNTDID 1153コードリストには、次のようなコードが定義されています。
因みに、UNTDID 1153 code list [6]の[6]は、欧州規格で参照文書への参照番号として使用されている参照表記です。参照文献の掲載がないので、こういった表記は無意味ですね。
AWV
Phone number
A sequence of digits used to call from one telephone line to another in a public telephone network.VC
Vendor contract number
Number assigned by the vendor to a contract.URI
Uniform Resource Identifier
A string of characters used to identify a name of a resource on the worldwide web.
それでは、[ not(cbc:DocumentTypeCode = ‘130’) ]のときには、どう解釈すべきでしょうか。
JP PINT v 1.0では、cac:AdditionalDocumentReference[cbc:DocumentTypeCode=’50’]/cbc:IDは、Project referenceに対応付けられています.
1001 Document name code 22Aでは、次の定義です。
50
Validated priced tender
A validated priced tender.
検証済みの価格入札
ですから政府調達の入札案件番号を示しているようです。[ not(cbc:DocumentTypeCode = ‘130’) ]のときには、1001 Document name code 22Aの定義に従った解釈が必要となります。
| 請求の根拠 | 文書レベル | 明細行レベル |
|---|---|---|
|
A プロジェクト |
/ ubl:Invoice / cac:ProjectReference / cbc:ID |
|
|
B 契約書 |
/ ubl:Invoice / cac:ContractDocumentReference / cbc:ID |
|
|
C 購買発注書 |
/ ubl:Invoice / cac:OrderReference / cbc:ID |
/ ubl:Invoice / cac:InvoiceLine / cac:OrderLineReference / cac:OrderReference / cbc:ID |
|
D 受注書 |
/ ubl:Invoice / cac:OrderReference / cbc:SalesOrderID |
|
|
E 受取通知書 |
/ ubl:Invoice / cac:ReceiptDocumentReference / cbc:ID |
|
|
F 出荷案内書 |
/ ubl:Invoice / cac:DespatchDocumentReference / cbc:ID |
/ ubl:Invoice / cac:InvoiceLine / cac:DespatchLineReference / cac:DocumentReference / cbc:ID |
|
G 入札又はロット |
/ ubl:Invoice / cac:OriginatorDocumentReference / cbc:ID |
|
|
H 請求対象物 |
/ ubl:Invoice / cac:AdditionalDocumentReference [ cbc:DocumentTypeCode = ‘130’ ] / cbc:ID |
/ ubl:Invoice / cac:InvoiceLine / cac:DocumentReference [ cbc:DocumentTypeCode = ‘130’ ] / cbc:ID |
|
I 文書参照 |
/ ubl:Invoice / cac:InvoiceLine / cac:DocumentReference [ not(cbc:DocumentTypeCode = ‘130’) ] / cbc:ID |
|
|
J 追加の補足文書 |
/ ubl:Invoice / cac:AdditionalDocumentReference [ not(cbc:DocumentTypeCode = ‘130’) ] / cbc:ID |
|
|
K 追加の補足文書 |
/ ubl:Invoice / cac:AdditionalDocumentReference [ not(cbc:DocumentTypeCode = ‘130’) ] / cbc:ID |
|
|
L 追加の補足文書 |
/ ubl:Invoice / cac:AdditionalDocumentReference [ not(cbc:DocumentTypeCode = ‘130’) ] / cbc:ID |
入金消込み
欧州でも支払いは、その都度行われていないようです。売り手にとって、どの請求書が入金されたのかを管理するのは面倒な作業です。
この場面でもデジタルインボイスが役立っています。
•入金消込みは、請求書が支払われたかどうかを売り手が判断する業務です。
•売り手は、記録が一致することを確認する必要があります。すべての請求書は支払われていますか?
•多くの場合、支払いは一括で行われ、請求書と 1 対 1 で対応していません。
eInvoicing from a user’s perspective CEF Live Webinar #5 6 November 2017
ibt-083 Remittance information 送金情報を使用すると入金データに請求書と関連づけて入金消し込みを行うための情報を記載できます。
